询价(RFQ Request for Quotation) 是采购人员必须掌握的一个基本技能，也是日常工作中最为频繁使用的一种技能。如果使用好技能，可以有效高效地完成新产品的报价，加快新项目开发进度。
询价一般应用于以下场景：
1.新项目或新产品的询价
2.当现有价格因时间原因已失效或市场变化的原因要调整价格，需要重新询价
3.开发新供应商时用于比较价格时的询价
一个完整的询价文件至少包括以下几个部分：
1. 询价产品的"品名"与"料号"
这是在询价单上最基本的资料，供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号对每一客户都有其独特的代表性，有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。
2. 询价产品的"数量"
一般供应商在报价时都需要知道需求量，这是因为需求量的多少会影响到价格的计算。一般会提供年用量或月用量或每一次下单的订购数量信息。同时这也能让供应商分析其自身产能是否能满足交付需求。
对于新产品，有时会提供不了年用量，那采购在询价时可让供应商按照最少订购量(MOQ Minimum Order Quantity)提供报价。
在询价时采购通常会有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量予以"膨胀"。虽然能够获得短期的利益，但在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应。因此，对需求量的资讯应很透明地与供应商沟通，同时也可拿出市场的预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。
3. 询价产品的"规格书"
规格书是一个描述采购产品要求的资料，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。
4.询价产品的"品质"要求
描述询价产品品质规范要求的方式有许多种，通常有以下几种方式。采购很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。
1) 产品品牌要求
2）符合相关的国际或国家标准
3）材料规格及制作工艺的要求
4）性能或功能的要求
5）符合工程图面
6）样品通过确认
7）产品的认证要求(UL,CCC)
8) 其它特殊的要求
5. 询价产品的“报价基础”要求
"报价基础"通常包括报价的"币值"与"贸易条件"。国内买卖比较简单，通常都以人民币交易，贸易条件不是以"出厂价"就是以"到厂价（运费是否内含则另议）"来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商大多以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work（工厂交货）、FOB（船上交货）、FAS（船边交货）或CIF（运保费在内交货）等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险是不同的。
6.“付款条件”
虽然买卖双方都有各自的公司政策，但在报价之前双方须商定好付款条件。例如货到付款、月结30天、60天等，在采购设备或模具时，通常有"分批付款"的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%。
在情况处于买方市场时，采购通常能以较优的付款条件来要求供应商配合，如月结60天或T/T60天。但处于卖方市场，供应商一般会选择较短的付款期，如选择"货到付现(Cash on Delivery, C.O.D. )"或"预付货款(T/T in advance)"。
另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的"付款起算日"，国内交易一般指收到增值税发票时开始计算，这就会发生月初送货，月底才对账，然后供应商提交发票的状况，在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、发票日(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的时间。如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有可能相差一个月的时间。
7. 询价产品的"交期"要求
交期的要求包括采购对采购产品所期望交付的时间，以及供应商需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，采购应给与供应商充足的交货期（Leadtime）用于生产。
8. 询价产品的"包装"要求
包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。如果双方没有澄清此要求，日后需要追加包装要求，不仅交期会延迟，价格也会上涨。
9. "交货地点"与"交货方式"
交货地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚地告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。
10. 询价产品的"售后服务"与"保证期限"要求
在采购一些机器设备如冲床、注塑机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购"总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。
11. 供应商的"报价截止时间"
为了方便采购比价作业的时程，报价的截止时间应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商充足的时间来进行准确估价。
12. "保密协定"的签署文件
在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到商务机密，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会让供应商签署一份"保密协定(Non Disclosure Agreement, NDA)"的文件，要求供应商在规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。
13. 技术沟通
考虑采购产品的复杂性且技术性，采购在供应商熟悉完技术资料后，安排供应商与技术人员（工程和品质）的沟通会议，以澄清规格要求上的问题，做到合理准确的报价。这一点非常重要，也最容易疏忽，一定要慎之又慎。在采购日常工作中经常会看到将要量产的产品，因为技术沟通不充分造成供应商涨价的事情。
因此在询价的时候要特别注意是否提供供应商足够的信息和资料，供应商是否清楚该产品的技术要求，以便于他们能够提供准确合理的报价。
备注：
RFI(Request for Information) 适用于新供应商开发时采购向供应商索要基本的公司信息，以便初步评估供应商的能力。
RFP(Request for Proposal) 适用于在没有选择好供应商时，采购要求供应商提供一些产品技术问题的解决方案。